Do rascunho ao fechamento: o ciclo de um lançamento
Os estados de um comprovante contábil no GoSoft (pendente, finalizado, anulado), como corrigir um erro conforme o mês esteja aberto ou fechado, o registro de alterações e o controle interno.
Um lançamento não nasce definitivo. Passa por estados que protegem a informação: primeiro é preparado, depois revisado e finalizado, e ao fechar o mês fica bloqueado. Saber em que estado cada um está faz parte do controle interno.
- Reconhecer os estados de um lançamento e o que cada um permite.
- Corrigir um erro do jeito certo conforme o mês esteja aberto ou fechado.
- Usar o registro de alterações para saber quem fez o quê.
Os estados
| Estado | O que significa | Entra nos livros? | Pode editar? |
|---|---|---|---|
| Pendente (rascunho) | Preparado, sem revisão | Não | Sim |
| Finalizado | Revisado e numerado | Sim | Só com o mês aberto e com permissão |
| Anulado | Sem efeito; o registro permanece | Não | Não |
Como corrigir um erro
Se o lançamento está pendente: edite à vontade.
Se está finalizado e o mês segue aberto: edite as linhas, ou anule e registre um novo. Use o histórico para explicar a correção.
Se o mês já está fechado (ou declarado): não se mexe no passado. Registre no mês atual um lançamento de ajuste que estorne o efeito. A ferramenta Inverter linhas ajuda: clona o lançamento com débitos e créditos trocados.
| Conta | Débito | Crédito |
|---|---|---|
| Bancos | 450.000,00 | |
| Material de escritório | 450.000,00 | |
| Totais iguais | 450.000,00 | 450.000,00 |
Um lançamento gerado por uma venda, um recebimento ou uma compra se corrige pela operação de origem (anular o recibo, reverter o contrato, anular a compra). Se você o editar à mão, o módulo e a contabilidade deixam de bater.
O registro de alterações
Cada lançamento guarda um registro: quem criou, quem alterou ou finalizou e quando. Numa auditoria ele responde "quem mudou isto?".
Segregação de funções
Em empresas médias convém que quem prepara não seja quem finaliza, e que quem paga não seja quem registra. O GoSoft tem permissões por usuário para separar essas tarefas.
- Excluir lançamentos errados em vez de anular ou estornar: perde-se a rastreabilidade.
- Editar à mão o lançamento de uma venda automática.
- Reabrir meses já declarados para "arrumar" algo sem deixar rastro.
Um lançamento pendente aparece no Livro Diário?
Não. Só os finalizados.
Em novembro você encontra um erro em uma saída de setembro já declarada. O que faz?
Registra em novembro um lançamento de ajuste que estorne o efeito e depois o lançamento correto; setembro não é alterado.
Como corrigir o lançamento de um recebimento feito pelo módulo de imóveis?
Pelo módulo: anulando ou corrigindo o recibo, não editando o lançamento à mão.