Del borrador al cierre: el ciclo de un comprobante
Los estados de un comprobante contable en GoSoft (pendiente, finalizado, anulado), cómo se corrige un error según el mes esté abierto o cerrado, la bitácora de cambios y el control interno.
Un comprobante no nace definitivo. Pasa por estados que protegen la información: primero se prepara, luego se revisa y se finaliza, y al cerrar el mes queda bloqueado. Saber en qué estado está cada uno es parte del control interno.
- Reconocer los estados de un comprobante y qué permite cada uno.
- Corregir un error de la forma correcta según el mes esté abierto o cerrado.
- Usar la bitácora para saber quién hizo qué.
Los estados
| Estado | Qué significa | ¿Entra en los libros? | ¿Se puede editar? |
|---|---|---|---|
| Pendiente (borrador) | Preparado, sin revisar | No | Sí |
| Finalizado | Revisado y numerado | Sí | Solo si el mes está abierto y tienes permiso |
| Anulado | Sin efecto; queda el registro | No | No |
Cómo corregir un error
Si el comprobante está pendiente: edítalo libremente.
Si está finalizado y el mes sigue abierto: puedes editar las líneas o anularlo y registrar uno nuevo. Usa la glosa para explicar la corrección.
Si el mes ya está cerrado (o declarado): no se toca el pasado. Registra en el mes actual un comprobante de ajuste que revierta el efecto. La herramienta Invertir líneas te ayuda: clona el comprobante con debe y haber intercambiados.
| Cuenta | Debe | Haber |
|---|---|---|
| Bancos | 450.000,00 | |
| Útiles y papelería | 450.000,00 | |
| Sumas iguales | 450.000,00 | 450.000,00 |
Un comprobante generado por una venta, un cobro o una compra se corrige desde la operación de origen (anular el recibo, revertir el contrato, anular la compra). Si lo editas a mano, el módulo y la contabilidad dejan de coincidir.
La bitácora
Cada comprobante guarda una bitácora: quién lo creó, quién lo modificó o finalizó y cuándo. En una auditoría responde la pregunta "¿quién cambió esto?".
Segregación de funciones
En empresas medianas conviene que quien prepara no sea quien finaliza, y que quien paga no sea quien registra. GoSoft maneja permisos por usuario para separar estas tareas.
- Borrar comprobantes con errores en lugar de anularlos o revertirlos: se pierde la trazabilidad.
- Editar a mano el asiento de una venta automática.
- Reabrir meses ya declarados para "arreglar" algo sin dejar rastro.
¿Un comprobante pendiente aparece en el Libro Diario?
No. Solo los finalizados.
Encuentras en noviembre un error de un egreso de septiembre, ya declarado. ¿Qué haces?
Registras en noviembre un comprobante de ajuste que revierta el efecto y luego el asiento correcto; no modificas septiembre.
¿Cómo corriges el asiento de un cobro hecho desde el módulo de inmuebles?
Desde el módulo: anulando o corrigiendo el recibo, no editando el comprobante a mano.