Comprobantes contables: ingreso, egreso, traspaso y ajuste
Los cuatro tipos de comprobante contable (ingreso CI, egreso CE, traspaso CT y ajuste CA), cuándo usar cada uno, ejemplos de asientos y cómo registrarlos en GoSoft con el registro rápido, simple o clásico.
El comprobante contable (póliza en México, voucher en otros países) es el documento interno donde se escribe un asiento. Lleva fecha, número, tipo, glosa (descripción), las líneas al debe y al haber y los documentos de respaldo. Es la unidad básica de la contabilidad manual.
- Elegir el tipo de comprobante correcto para cada operación.
- Registrar un comprobante en GoSoft de las tres formas: rápido, simple y clásico.
- Adjuntar el respaldo y revisar la impresión.
Los cuatro tipos
| Tipo | Sigla | Cuándo se usa | Ejemplo |
|---|---|---|---|
| Ingreso | CI | Entra dinero a caja o bancos | Aporte de capital, préstamo recibido, cobro de un cliente sin módulo |
| Egreso | CE | Sale dinero de caja o bancos | Pago de arriendo, de servicios, de impuestos |
| Traspaso | CT | No hay movimiento de dinero | Provisiones, devengos, reclasificaciones, depreciación, ventas a crédito |
| Ajuste | CA | Correcciones y regularizaciones | Corregir un error, ajustes de cierre, diferencias de inventario |
La numeración por tipo facilita la auditoría: todos los egresos de octubre son una serie continua CE, y cada uno debe tener su respaldo de pago. En el Libro Diario puedes filtrar por tipo.
Ejemplos
Egreso: pago de arriendo
| Cuenta | Debe | Haber |
|---|---|---|
| Arrendamientos (gasto) | 3.500.000,00 | |
| Bancos | 3.500.000,00 | |
| Sumas iguales | 3.500.000,00 | 3.500.000,00 |
Ingreso: préstamo bancario
| Cuenta | Debe | Haber |
|---|---|---|
| Bancos | 150.000.000,00 | |
| Obligaciones financieras | 150.000.000,00 | |
| Sumas iguales | 150.000.000,00 | 150.000.000,00 |
Traspaso: provisión de honorarios
| Cuenta | Debe | Haber |
|---|---|---|
| Honorarios (gasto) | 2.200.000,00 | |
| Honorarios por pagar | 2.200.000,00 | |
| Sumas iguales | 2.200.000,00 | 2.200.000,00 |
Ajuste: corrección de una cuenta
| Cuenta | Debe | Haber |
|---|---|---|
| Mantenimiento de equipos | 450.000,00 | |
| Útiles y papelería | 450.000,00 | |
| Sumas iguales | 450.000,00 | 450.000,00 |
En GoSoft, paso a paso
Abre Reportes financieros → Comprobantes. La lista muestra los comprobantes con filtros por unidad, tipo, estado, forma (manual o automático) y fechas.
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Lista de comprobantes contables con sus filtros En el botón Filtrar ▾ elige cómo registrar: Registro rápido (dos cuentas, ideal para pagos simples), Registro simple (varias líneas en una ventana) o Registro clásico (pantalla completa con todas las opciones).
En el registro clásico completa la fecha, la unidad, el tipo (ingreso, egreso, traspaso o ajuste), la persona y la glosa.
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Nuevo comprobante en el registro clásico Agrega las líneas: cuenta de detalle, auxiliar (persona) si la cuenta lo pide, centro de costo, descripción, debe o haber. GoSoft muestra en vivo la diferencia hasta que cuadre.
Adjunta el respaldo (factura, transferencia) en la pestaña Adjuntos.
Guarda: queda como pendiente (borrador) y puedes revisarlo. Cuando está correcto, finalízalo para que reciba su número definitivo y entre a los libros.
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Un comprobante finalizado con sus líneas
Desde un comprobante puedes clonar (copiar todo a uno nuevo), invertir líneas (útil para anular con un asiento contrario) o copiar líneas de otro comprobante. Para gastos que se repiten cada mes usa asientos recurrentes.
Impresión
Cada comprobante se imprime en PDF con el logo, el número, las firmas y el detalle de cuentas. Es el respaldo que firma quien autoriza el pago.
- Registrar un pago con comprobante de traspaso: el egreso debe ser CE para que la serie de pagos sea completa.
- Glosas vacías o genéricas ("varios"): la glosa debe decir qué se pagó, a quién y por qué.
- Dejar comprobantes pendientes por meses: no entran en los libros ni en los estados.
Pagas la factura de energía por transferencia. ¿Qué tipo de comprobante usas?
Egreso (CE), porque sale dinero del banco.
Registras la depreciación del mes. ¿Qué tipo de comprobante es?
Traspaso (CT): no hay movimiento de dinero.
¿Un comprobante pendiente aparece en el balance?
No. Solo los comprobantes finalizados entran en los libros y estados financieros.
¿Qué forma de registro conviene para un pago simple de dos cuentas?
El registro rápido.