Activos fijos y depreciación
Contabilidad de activos fijos (propiedad, planta y equipo, NIC 16): reconocimiento, costo, vida útil por país, depreciación en línea recta, asiento mensual, custodia, etiquetas con QR, baja y venta, con el módulo de activos fijos de GoSoft.
Los activos fijos (propiedad, planta y equipo) son los bienes tangibles que la empresa usa durante más de un año para operar: edificios, vehículos, maquinaria, muebles, computadoras. Como se usan durante años, su costo no se gasta de una vez: se reparte a lo largo de su vida útil mediante la depreciación.
- Decidir si una compra es activo fijo o gasto.
- Determinar el costo y la vida útil de un activo.
- Calcular la depreciación en línea recta y escribir el asiento mensual.
- Registrar la baja o venta de un activo.
- Usar el módulo de activos fijos de GoSoft (custodia, etiquetas QR, cuadro de depreciación).
¿Activo fijo o gasto?
Es activo fijo si se cumplen tres condiciones:
- Es tangible y se usa en la operación (no se vende).
- Se espera usarlo más de un año.
- Su costo es significativo (muchas empresas fijan un monto mínimo; algunos países también lo hacen para efectos fiscales).
El terreno es activo fijo pero no se deprecia (no se desgasta).
El costo
Incluye el precio de compra y todo lo necesario para dejarlo funcionando: transporte, instalación, aranceles, impuestos no recuperables. Si el IVA es descontable, no forma parte del costo.
La depreciación en línea recta
> Depreciación mensual = (Costo − Valor residual) / Vida útil en meses
Vidas útiles de referencia (cada país tiene sus tablas fiscales; la vida contable debe reflejar el uso real):
| Categoría | Vida útil típica |
|---|---|
| Edificios y construcciones | 20 a 45 años |
| Maquinaria y equipo | 10 años |
| Vehículos | 5 a 10 años |
| Muebles y enseres | 10 años |
| Equipos de computación | 3 a 5 años |
Ejemplo real: los activos de la Unidad 02
| Activo | Costo | Vida útil | Depreciación mensual |
|---|---|---|---|
| Edificio oficina de ventas | 85.000.000 | 45 años (540 meses) | 157.407,41 |
| Camioneta 01 | 120.000.000 | 10 años (120 meses) | 1.000.000,00 |
| Escritorios de oficina (10) | 9.500.000 | 10 años | 79.166,67 |
| Computadores portátiles 01 y 02 + impresora | 11.900.000 | 5 años (60 meses) | 198.333,33 |
| Herramientas de obra | 6.200.000 | 10 años | 51.666,67 |
El asiento mensual
| Cuenta | Debe | Haber |
|---|---|---|
| Depreciación edificios y construcciones (gasto) | 157.407,41 | |
| Depreciación vehículos (gasto) | 1.000.000,00 | |
| Depreciación muebles y enseres (gasto) | 79.166,67 | |
| Depreciación equipos de computación (gasto) | 198.333,33 | |
| Depreciación herramientas (gasto) | 51.666,67 | |
| Depreciación acumulada edificios y construcciones | 157.407,41 | |
| Depreciación acumulada vehículos | 1.000.000,00 | |
| Depreciación acumulada muebles y enseres | 79.166,67 | |
| Depreciación acumulada equipos de computación | 198.333,33 | |
| Depreciación acumulada herramientas | 51.666,67 | |
| Sumas iguales | 1.486.574,08 | 1.486.574,08 |
Valor en libros = Costo − Depreciación acumulada.
Baja y venta
Al vender o dar de baja un activo se eliminan su costo y su depreciación acumulada, y la diferencia con lo cobrado es ganancia o pérdida.
Ejemplo: vendes un computador de costo 4.800.000 con depreciación acumulada de 3.600.000 (valor en libros 1.200.000) en 1.500.000.
| Cuenta | Debe | Haber |
|---|---|---|
| Bancos | 1.500.000,00 | |
| Depreciación acumulada equipos de computación | 3.600.000,00 | |
| Equipos de computación | 4.800.000,00 | |
| Otros ingresos · utilidad en venta de activos | 300.000,00 | |
| Sumas iguales | 5.100.000,00 | 5.100.000,00 |
En GoSoft, paso a paso
Abre Activos fijos. Arriba ves el número de activos, el costo total, la depreciación acumulada y el valor en libros.
gosoft.app
Activos fijos con costo, depreciación acumulada y valor en libros En Categorías define cada categoría con su vida útil y sus tres cuentas: activo, depreciación acumulada y gasto. GoSoft trae categorías de referencia del país.
Registra un activo con Nuevo activo (nombre, categoría, unidad, fecha de compra, costo, valor residual, marca, serie) o créalo desde compras: GoSoft lista las compras con ítems de uso activo fijo que aún no están registrados.
Pulsa Depreciar y elige el mes hasta el que quieres depreciar. GoSoft calcula mes por mes los meses pendientes y genera un comprobante por mes.
En la ficha de cada activo registra la custodia (responsable y ubicación), sube fotos y consulta su historial.
Imprime Etiquetas con código QR para pegarlas en los bienes: al escanearlas se abre la ficha del activo.
Descarga el Cuadro de depreciación para el contador o la auditoría. Para vender o dar de baja usa la opción Dar de baja de la ficha.
Una vez al año recorre la empresa con el celular y escanea las etiquetas QR. Lo que no aparece debe investigarse y, si corresponde, darse de baja.
- Registrar como gasto una computadora o un vehículo.
- Depreciar el terreno.
- Seguir depreciando un activo ya vendido o totalmente depreciado.
- Usar solo la vida útil fiscal cuando el uso real es muy distinto.
Un vehículo cuesta 90.000.000, valor residual 0 y vida útil de 5 años. ¿Cuál es su depreciación mensual?
90.000.000 / 60 meses = 1.500.000.
¿Qué tipo de cuenta es la depreciación acumulada?
Una cuenta regularizadora del activo, con saldo acreedor, que resta del costo.
Vendes en 2.000.000 un activo con valor en libros de 2.500.000. ¿Ganancia o pérdida?
Pérdida de 500.000.
¿Qué hace el botón Desde compras en GoSoft?
Lista las compras de ítems de activo fijo que aún no se registraron como activos, para darlos de alta sin volver a escribir los datos.